Gastronomie Software: Welche Programme brauchen Sie wirklich?

Gastro-Software ist kein einzelnes Programm, sondern eine Reihe von Kategorien – von der Kasse bis zur Buchhaltung. Dieser Überblick erklärt, was jede Kategorie leistet, für wen sie sich lohnt und worauf Sie achten sollten. Chefzi deckt mehrere dieser Kategorien in einem System ab.

Die Kategorien im Überblick

Die Grenzen sind fließend: Viele Anbieter kombinieren mehrere Kategorien. Entscheidend ist, dass die Programme Daten austauschen, die zusammengehören – etwa Kasse und Buchhaltung.

Kategorie	Wofür	Wer braucht es
Kassensystem (POS)	Bestellaufnahme, Abrechnung, Belege, Kassensicherung	jeder Betrieb mit elektronischer Kasse
Online-Bestellsystem	Bestellungen zur Abholung, Lieferung, am Tisch	Betriebe mit Außer-Haus-Geschäft
Reservierungssystem	Tischbuchungen online, Belegungsplan	Restaurants mit Tischservice
Dienstplan & Zeiterfassung	Schichten, Arbeitszeiten, Lohnvorbereitung	Betriebe mit mehreren Mitarbeitenden
Warenwirtschaft & Inventur	Bestand, Einkauf, Verbrauch	Betriebe mit größerem Lager
Rezeptverwaltung & Kalkulation	Rezepturen, Wareneinsatz, Allergene	Küchen mit fester Karte, Caterer
Buchhaltung	Belege, Steuer, Export an Steuerberater	jeder Betrieb (oft über Steuerberater)
Catering-Software	Angebote, Events, Lieferplanung	Caterer
Self-Order-Terminal	Bestellung am Kiosk vor Ort	Quick-Service mit hohem Durchsatz

Kassensystem und Kassensoftware

Die Kasse ist für die meisten Betriebe der Mittelpunkt. Elektronische Aufzeichnungssysteme müssen in Deutschland die Kassensicherungsverordnung erfüllen, also über eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (TSE) verfügen. Fragen Sie jeden Anbieter nach TSE, Exportformat für die Finanzverwaltung (DSFinV-K) und Schnittstellen zu Ihrer Buchhaltung.

Online-Bestellsystem

Ein Online-Bestellsystem nimmt Bestellungen zur Abholung, Lieferung oder am Tisch entgegen. Es gibt zwei Modelle: Plattformen mit Provision pro Bestellung (z. B. Lieferando, Wolt, Uber Eats) und eigene Bestellshops mit festem Monatspreis. Chefzi gehört zur zweiten Gruppe: 9 € oder 19 € pro Monat zzgl. MwSt., keine Provision, keine Einrichtungsgebühr.

Reservierung

Reservierungssysteme zeigen freie Tische online, versenden Bestätigungen und verwalten den Belegungsplan. Achten Sie auf No-Show-Regelungen, Anbindung an das Google-Profil und darauf, ob pro Gast oder pauschal abgerechnet wird.

Dienstplan und Zeiterfassung

Arbeitgeber sind nach der Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts (2022) verpflichtet, Arbeitszeiten zu erfassen. Digitale Tools erleichtern Schichtplanung, Tausch und Lohnvorbereitung. Wichtig: Export an Lohnbuchhaltung bzw. Steuerberater.

Warenwirtschaft, Inventur und Kalkulation

Diese Programme verknüpfen Rezepte, Einkaufspreise und Verkäufe. So sehen Sie den Wareneinsatz je Gericht und erkennen Schwund. Sie lohnen sich vor allem, wenn Sie viele Artikel und schwankende Einkaufspreise haben.

Buchhaltung

Viele Gastronomen lassen die Buchhaltung vom Steuerberater erledigen. Software hilft dann vor allem beim Sammeln der Belege und beim Datenaustausch. Fragen Sie Ihren Steuerberater, welches Format er braucht, bevor Sie sich entscheiden.

Catering-Software und Self-Order-Terminals

Catering-Software verwaltet Angebote, Veranstaltungen und Lieferplanung. Self-Order-Terminals (Bestellterminals) lassen Gäste vor Ort am Bildschirm bestellen und bezahlen; sie lohnen sich eher bei hohem Durchsatz. Beides sind eigene Kategorien – Chefzi bietet hierfür keine eigenen Produkte an.

Reihenfolge: Womit anfangen?

1. Kasse (gesetzliche Pflichten zuerst).
2. Der Bereich, der heute am meisten Zeit kostet oder Geld (z. B. Provisionen beim Lieferportal → Online-Bestellsystem).
3. Dienstplan, sobald mehrere Mitarbeitende planen.
4. Warenwirtschaft und Kalkulation bei wachsendem Sortiment.

Fragen an jeden Anbieter

Was kostet es monatlich, einmalig und pro Transaktion?
Wie lange läuft der Vertrag, wie kündige ich?
Welche Schnittstellen gibt es (Kasse, Buchhaltung, Lieferportale)?
Kann ich meine Daten exportieren?
Wo werden die Daten gespeichert (DSGVO)?
Gibt es Support auf Deutsch, zu welchen Zeiten?

Software Rezeptverwaltung

Rezeptverwaltung speichert Rezepturen mit Mengen, Einkaufspreisen und Allergenen. Daraus ergeben sich Wareneinsatz pro Portion, Allergenkennzeichnung für die Karte und Produktionslisten. Achten Sie auf automatische Preisaktualisierung aus Lieferantenrechnungen und auf den Export der Allergene in Speisekarte und Bestellshop.

Online Reservierungssystem Gastronomie

Ein Online-Reservierungssystem zeigt freie Tische auf Website und Google-Profil, bestätigt automatisch und erinnert Gäste. Prüfen Sie das Preismodell (pauschal oder pro Gast), No-Show-Regeln, Anbindung an Kasse oder Tischplan und wo die Gästedaten gespeichert werden. Mit Chefzi wählen Gäste Datum, Uhrzeit und Personenzahl direkt auf Ihrer Website; die Reservierung landet in derselben App wie Ihre Bestellungen, ohne Gebühr pro Gast.

Wo Chefzi passt

Chefzi bündelt Online-Bestellung ohne Provision, eine Kasse im Browser, einen Küchenbildschirm, Tischreservierungen auf Ihrer eigenen Website sowie Treueprogramm und Gutscheine – für 9 € oder 19 € pro Monat zzgl. MwSt., ohne Einrichtungsgebühr. Den TSE-Status der Kasse für Deutschland prüfen wir noch; bis dahin empfehlen wir sie nicht als Hauptkasse. Dienstplan, Warenwirtschaft und Buchhaltung decken spezialisierte Anbieter ab.

So läuft der Start mit Chefzi

Demo anfragen: Wir zeigen Ihnen Bestellshop, App und Einstellungen an Ihrem eigenen Beispiel.
Speisekarte übergeben: Sie schicken uns Ihre aktuelle Karte als PDF, Foto oder Link. Den Umzug der Speisekarte übernehmen wir kostenlos.
Einstellungen prüfen: Öffnungszeiten, Liefergebiete, Mindestbestellwerte, Liefergebühren und Zahlungsarten legen Sie selbst fest.
Testbestellungen: Bevor der Shop öffentlich ist, bestellen Sie selbst und prüfen, ob die Bestellung in der App klingelt.
Links umstellen: Bestell-Button auf Ihrer Website, Google-Unternehmensprofil, Social Media und QR-Codes zeigen auf Ihren Shop.

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Häufige Fragen

Welche Gastronomie Software brauche ich als kleiner Betrieb?

Meist eine Kasse mit TSE und – bei Außer-Haus-Geschäft – ein Online-Bestellsystem. Weitere Programme kommen mit wachsendem Team und Sortiment dazu.

Gibt es All-in-One-Software für die Gastronomie?

Ja, einige Anbieter kombinieren Kasse, Reservierung und Warenwirtschaft. Prüfen Sie, ob Sie alle Module brauchen und was sie einzeln kosten.

Welche Software bietet Chefzi an?

Online-Bestellung für Abholung, Lieferung und QR-Tischbestellung, eine Kasse im Browser, einen Küchenbildschirm, Tischreservierungen sowie Treueprogramm und Gutscheine.

Was ist bei Kassensoftware Pflicht?

Elektronische Kassen müssen die Kassensicherungsverordnung erfüllen, insbesondere eine zertifizierte TSE haben.

Gibt es kostenlose Gastronomie Software?

Für einzelne Aufgaben ja, etwa einfache Speisekarten oder Basis-Bestellshops. Achten Sie auf Einschränkungen und Gebühren pro Bestellung. Bei Kassen fallen für die gesetzlich nötige TSE meist eigene Kosten an.

Was kostet Gastronomie Software?

Das hängt von der Art ab: Ein Self-Order-Terminal kostet laut Anbieterseiten einmalig vierstellig plus Monatsgebühr, Catering-Software reicht von Gratis-Stufen bis zu mehreren hundert Euro im Monat. Chefzi kostet 9 € oder 19 € pro Monat zzgl. MwSt., keine Provision, keine Einrichtungsgebühr.

Quellen (geprüft Oktober 2026):

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Zuletzt aktualisiert: 27. Oktober 2026