Catering Software: Was sie leisten muss und wie Sie auswählen
Catering-Betriebe planen anders als Restaurants: Aufträge kommen Tage oder Wochen im Voraus, mit Gästezahlen, Menüwünschen, Equipment und Lieferadresse. Catering Software bündelt diese Schritte vom Angebot bis zur Rechnung. Dieser Ratgeber zeigt die Funktionsbereiche, Auswahlkriterien und Kostenmodelle.
Was ist Catering Software?
Catering Software (auch Catering-Management-Software) verwaltet Anfragen, Angebote, Aufträge, Produktion, Logistik und Abrechnung für Veranstaltungen und Lieferungen. Manche Lösungen sind auf Event-Catering ausgelegt, andere auf Betriebs- oder Schulverpflegung, wieder andere sind Module einer Gastronomie-Software.
Funktionsbereiche
| Bereich | Typische Funktionen |
|---|---|
| Anfrage & Angebot | Vorlagen, Menüpakete, Preise pro Person, Versionen |
| Auftrag & Event | Termin, Gästezahl, Ort, Ansprechpartner, Änderungen |
| Rezepte & Produktion | Mengen hochrechnen, Produktionslisten, Allergene |
| Einkauf | Bedarf aus Aufträgen ableiten, Bestelllisten |
| Equipment & Personal | Geschirr, Mietmaterial, Servicekräfte einplanen |
| Logistik | Packlisten, Lieferscheine, Touren |
| Abrechnung | Anzahlung, Rechnung, Export an Buchhaltung |
| Online-Bestellung | Bestellformular oder Shop für wiederkehrende Kunden |
Auswahlkriterien
- Ihr Geschäftsmodell: Events, Firmenkunden, Gemeinschaftsverpflegung?
- Deutschsprachige Oberfläche und Support („Catering Software deutsch“).
- Allergenkennzeichnung aus den Rezepten.
- Hochrechnung von Rezeptmengen auf die Gästezahl.
- Rechnungen mit korrektem Steuersatz (Speisen und Getränke getrennt; bei Catering mit Dienstleistungsanteil steuerlich beraten lassen).
- Export an DATEV oder Ihren Steuerberater.
- Datenexport und Kündbarkeit.
- Mobile Nutzung für das Team vor Ort.
Kostenmodelle
Fordern Sie ein schriftliches Angebot für Ihre Auftragsmenge an und rechnen Sie über drei Jahre.
| Modell | Worauf achten |
|---|---|
| Monatsabo pro Nutzer | Kosten steigen mit dem Team |
| Monatsabo pro Standort / Paket | welche Module sind enthalten? |
| Einmalige Einrichtung / Schulung | Datenübernahme (Rezepte, Kunden) einplanen |
| Transaktionsgebühren | bei integrierter Zahlung oder Online-Bestellung |
Schritte zur Einführung
- 1. Abläufe vom Erstkontakt bis zur Rechnung aufschreiben.
- 2. Die zwei größten Zeitfresser identifizieren.
- 3. Drei Anbieter mit Ihren echten Aufträgen testen.
- 4. Rezepte und Kundendaten sauber übernehmen.
- 5. Mit einem Auftragstyp starten, dann erweitern.
Catering Management Software: drei Typen
Die erste Entscheidung ist der Software-Typ, nicht das Produkt. Vergleichsseiten unterscheiden im Kern drei Gruppen:
| Typ | Stärke | Passt zu |
|---|---|---|
| Anfrage- und Angebotstool | schnelle Angebote, Kundenakte, Belegkette | Partyservice, Solo-Caterer |
| Operatives Komplettsystem | Angebot, Mengen, Personal, Logistik in einem | Caterer mit regelmäßig mehreren Events pro Monat |
| Warenwirtschafts-ERP | Einkauf, Produktion, große Mengen | Gemeinschaftsverpflegung, große Produktionsküchen |
Der wichtigste Praxistest: Was passiert bei Änderungen?
Ändert ein Kunde drei Tage vorher die Gästezahl, sollte die Software Mengen, Einkaufsliste, Personalbedarf und Beleg gemeinsam anpassen. Muss jemand drei Listen von Hand nachziehen, entstehen genau die Fehler, die Software verhindern soll. Spielen Sie diesen Fall in jeder Demo mit einem echten Auftrag durch.
Mengenkalkulation und Belegkette
- Mengen nach Gästezahl, Anlass, Tageszeit und Ernährungsform (vegetarisch, vegan, Allergien) hochrechnen.
- Aus dem Angebot per Klick Auftragsbestätigung und Rechnung erzeugen – mit Versionen, wenn sich das Angebot ändert.
- Firmenkunden: Netto-Preise mit ausgewiesener MwSt. je Position; Privatkunden: Endpreise.
- Anzahlungen erfassen und mit der Schlussrechnung verrechnen.
- Küchenblatt und Packliste direkt aus dem Auftrag.
Personal und Staffing
Bei wechselnden Teams sind Mitarbeitendenpool, Verfügbarkeiten, Rollen, Schichten und mobile Bestätigungen entscheidend. Manche Catering-Suites decken das ab, andere brauchen ein separates Personalplanungs-Tool – dann zählt die Schnittstelle.
Daten, Hosting, Buchhaltung
- Serverstandort und Auftragsverarbeitungsvertrag (DSGVO).
- Vollständiger Datenexport ohne Zusatzkosten.
- GoBD-konforme Rechnungen, Empfang und Versand von E-Rechnungen, DATEV-Export.
- Mindestlaufzeit, Kündigungsfrist und Abrechnung pro Nutzer oder Standort.
Marktpreise zur Orientierung
Eine Vergleichsseite (univents.app, 2026) nennt als Spannen: 0 bis 75 € im Monat für Solo- und Angebotstools, 125 bis 300 € im Monat für Komplettsysteme und klassische ERP-Lizenzen ab rund 3.000 € einmalig plus Wartung. Das sind Angaben eines Anbieters; verbindlich ist nur Ihr Angebot.
Catering Bestellsystem und Webdesign für Caterer
Viele Caterer brauchen neben der internen Software zwei Dinge nach außen: eine Website mit klarem Anfrageweg (Anlass, Datum, Gästezahl, Budget) und – für wiederkehrende Standardbestellungen – einen Bestellshop. Für Letzteres kann ein Online-Bestellsystem wie Chefzi genügen; für individuelle Events bleibt das Anfrageformular der richtige Weg.
Wo Chefzi passt
Chefzi ist eine Plattform für Restaurants mit Online-Bestellung für Abholung, Lieferung und QR-Tischbestellung: 9 € oder 19 € pro Monat zzgl. MwSt., keine Provision, keine Einrichtungsgebühr. Dazu gehören eine Kasse im Browser, ein Küchenbildschirm, Tischreservierungen sowie Treuepunkte und Gutscheine. Den TSE-Status der Kasse für Deutschland prüfen wir noch.
Für Caterer kann ein eigener Bestellshop sinnvoll sein, wenn Firmenkunden regelmäßig Standardpakete (z. B. Mittagessen, Fingerfood-Platten) zur Abholung oder Lieferung vorbestellen.
So läuft der Start mit Chefzi
- Demo anfragen: Wir zeigen Ihnen Bestellshop, App und Einstellungen an Ihrem eigenen Beispiel.
- Speisekarte übergeben: Sie schicken uns Ihre aktuelle Karte als PDF, Foto oder Link. Den Umzug der Speisekarte übernehmen wir kostenlos.
- Einstellungen prüfen: Öffnungszeiten, Liefergebiete, Mindestbestellwerte, Liefergebühren und Zahlungsarten legen Sie selbst fest.
- Testbestellungen: Bevor der Shop öffentlich ist, bestellen Sie selbst und prüfen, ob die Bestellung in der App klingelt.
- Links umstellen: Bestell-Button auf Ihrer Website, Google-Unternehmensprofil, Social Media und QR-Codes zeigen auf Ihren Shop.
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Häufige Fragen
Was kostet Catering Software?
Das hängt von Modell, Nutzerzahl und Modulen ab. Vergleichen Sie schriftliche Angebote über drei Jahre inklusive Einrichtung.
Gibt es Catering Software auf Deutsch?
Ja, mehrere Anbieter haben deutschsprachige Oberflächen und Support. Prüfen Sie auch die deutschen Steuer- und Rechnungsanforderungen.
Reicht eine Tabellenkalkulation?
Für wenige Aufträge oft ja. Mit wachsender Zahl werden Hochrechnung, Allergene und Packlisten fehleranfällig.
Ist Chefzi eine Catering Software?
Nein. Chefzi ist ein Online-Bestellsystem, das Caterer für Vorbestellungen von Standardpaketen nutzen können.
Was ist Catering Management Software?
Software, die Anfragen, Angebote, Produktion, Personal, Logistik und Rechnung eines Catering-Betriebs verbindet.
Gibt es kostenlose Catering Software?
Es gibt kostenlose Einstiegsstufen, meist für Angebote. Personalplanung, Produktion und Buchhaltungsanbindung sind dort in der Regel nicht enthalten.
Quellen (geprüft Oktober 2026):
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