Kassensoftware Gastronomie: Pflichten, Funktionen, Auswahl
Die Kasse ist in der Gastronomie Pflichtwerkzeug und Datenzentrale zugleich. Dieser Ratgeber fasst die gesetzlichen Anforderungen zusammen, zeigt wichtige Funktionen und gibt eine Checkliste für die Auswahl.
Gesetzliche Anforderungen (Überblick)
Lassen Sie sich die Erfüllung schriftlich bestätigen und stimmen Sie die Einrichtung mit Ihrem Steuerberater ab.
- Zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (TSE) für elektronische Aufzeichnungssysteme mit Kassenfunktion (KassenSichV).
- Belegausgabepflicht – elektronisch oder auf Papier.
- Meldung elektronischer Kassen an das Finanzamt über ELSTER (seit 2025).
- Exportformat DSFinV-K für Kassen-Nachschau und Betriebsprüfung.
- Ordnungsgemäße, unveränderbare Aufzeichnung nach GoBD.
Funktionen für die Gastronomie
| Funktion | Nutzen |
|---|---|
| Tischplan & Splitten | Rechnung pro Gast oder Tisch teilen |
| Mobile Bestellaufnahme | Bestellungen am Tisch erfassen |
| Küchen-/Bonsteuerung | Bons an Küche und Bar trennen |
| Steuersätze | Speisen 7 %, Getränke 19 % korrekt trennen |
| Trinkgeld | separat erfassen |
| Schnittstellen | Kartenterminal, Online-Bestellung, Lieferportale, Buchhaltung |
| Berichte | Tagesabschluss, Artikelauswertung |
Kostenmodelle
Vergleichen Sie Gesamtkosten über die Vertragslaufzeit.
| Posten | Worauf achten |
|---|---|
| Software-Abo | pro Gerät oder Standort? |
| TSE | im Preis enthalten oder separat? |
| Hardware | Kauf, Miete, eigene Tablets möglich? |
| Kartenzahlung | Transaktionsgebühren, Terminalmiete |
| Einrichtung, Support | einmalig, Supportzeiten am Wochenende/abends |
Checkliste: Fragen an Kassenanbieter
- Ist die TSE zertifiziert und wer kümmert sich um Ablauf und Tausch?
- Wie läuft der DSFinV-K-Export?
- Unterstützt die Kasse die Meldung ans Finanzamt (Angaben zur Kasse)?
- Welche Online-Bestellsysteme und Lieferportale lassen sich anbinden?
- Was passiert bei Internetausfall?
- Laufzeit, Kündigung, Datenexport?
Kasse und Online-Bestellung
Online-Bestellungen können in die Kasse übernommen oder dort separat erfasst werden. Klären Sie mit Ihrem Steuerberater, wie Online-Umsätze in Ihrer Kasse aufgezeichnet werden.
Chefzi ist eine Plattform für Restaurants mit Online-Bestellung für Abholung, Lieferung und QR-Tischbestellung: 9 € oder 19 € pro Monat zzgl. MwSt., keine Provision, keine Einrichtungsgebühr. Dazu gehören eine Kasse im Browser, ein Küchenbildschirm, Tischreservierungen sowie Treuepunkte und Gutscheine. Den TSE-Status der Kasse für Deutschland prüfen wir noch.
Pflichten im Detail
| Pflicht | Rechtsgrundlage | Was die Kassensoftware können muss |
|---|---|---|
| Einzelaufzeichnung | § 146a AO | jeden Vorgang einzeln speichern – auch Stornos, Trinkgeld, Gutscheine |
| TSE-Schutz | § 146a AO, KassenSichV | jeden Vorgang an eine BSI-zertifizierte TSE übergeben |
| Beleg | § 146a Abs. 2 AO, § 6 KassenSichV | Pflichtangaben auf Papier oder elektronisch (z. B. QR-Code) |
| Export | § 4 KassenSichV | DSFinV-K-Export für Prüfung und Kassen-Nachschau |
| Mitteilung ans Finanzamt | § 146a Abs. 4 AO | Daten für die ELSTER-Meldung bereitstellen |
| Aufbewahrung | § 147 AO | Daten über die gesetzlichen Fristen lesbar halten |
Kassen-Meldung über ELSTER: was zu beachten ist
- Mitteilung innerhalb eines Monats nach Anschaffung bzw. Außerbetriebnahme (§ 146a Abs. 4 AO); über ELSTER möglich seit 1.1.2025 (BMF-Schreiben vom 28.06.2024).
- Je Betriebsstätte – und bei jeder Mitteilung immer alle Kassen dieser Betriebsstätte (AEAO zu § 146a Nr. 1.16.1.4).
- Auch gemietete, geleaste und mobile Geräte mit Kassenfunktion zählen.
- Bereithalten: Seriennummern von Kasse und TSE, Art der TSE, Anschaffungsdatum.
Tischbestellungen und TSE-Ausfall
In der Gastronomie bleiben Tische oft lange offen. Auch diese Bestellvorgänge müssen abgesichert werden – fragen Sie den Anbieter, wie die Software offene Tische, Splitten und Tischwechsel abbildet. Fällt die TSE aus, darf die Kasse in der Regel weiter genutzt werden; der Ausfall ist zu dokumentieren und auf dem Beleg erkennbar zu machen.
Bußgelder
Wer ein elektronisches Aufzeichnungssystem ohne oder ohne ordnungsgemäße TSE nutzt, handelt nach § 379 Abs. 1 Nr. 4 und 5 AO ordnungswidrig. Nach § 379 Abs. 6 AO kann das mit einer Geldbuße bis 25.000 € geahndet werden – auch wenn kein Steuerschaden entstanden ist.
Ausblick: geplante Kassenpflicht
Eine allgemeine Registrierkassenpflicht gibt es derzeit nicht; eine offene Ladenkasse ist weiterhin zulässig. Das Bundeskabinett hat am 23.09.2026 den Entwurf eines Zweiten Kassengesetzes beschlossen (BMF, Bundesrat-Drucksache 585/26): Ab 1.1.2028 sollen Betriebe mit mehr als 100.000 € Gesamtumsatz elektronische Kassen nutzen müssen; ausgenommen sein sollen Barumsätze bis 12.000 € im Jahr. Zudem soll die Bon-Ausgabe ab 2028 durch eine Pflicht zur Bereitstellung digitaler Belege ersetzt werden; Gäste müssen den digitalen Beleg nicht annehmen. Das Gesetzgebungsverfahren läuft noch – bis zur Verabschiedung ist das nicht geltendes Recht – verfolgen Sie die Entwicklung mit Ihrem Steuerberater.
Cloud- oder lokale Kasse?
| Kriterium | Cloud-Kasse | Lokale Kasse |
|---|---|---|
| Updates | automatisch | durch Händler / Techniker |
| Internetausfall | Offline-Modus prüfen | meist unabhängig |
| Auswertung von unterwegs | ja | je nach System |
| Hardware | oft Tablets | oft feste Kassenterminals |
So läuft der Start mit Chefzi
- Demo anfragen: Wir zeigen Ihnen Bestellshop, App und Einstellungen an Ihrem eigenen Beispiel.
- Speisekarte übergeben: Sie schicken uns Ihre aktuelle Karte als PDF, Foto oder Link. Den Umzug der Speisekarte übernehmen wir kostenlos.
- Einstellungen prüfen: Öffnungszeiten, Liefergebiete, Mindestbestellwerte, Liefergebühren und Zahlungsarten legen Sie selbst fest.
- Testbestellungen: Bevor der Shop öffentlich ist, bestellen Sie selbst und prüfen, ob die Bestellung in der App klingelt.
- Links umstellen: Bestell-Button auf Ihrer Website, Google-Unternehmensprofil, Social Media und QR-Codes zeigen auf Ihren Shop.
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Häufige Fragen
Braucht jede Gastro Kassensoftware eine TSE?
Elektronische Aufzeichnungssysteme mit Kassenfunktion müssen durch eine zertifizierte TSE geschützt sein.
Muss ich meine Kasse beim Finanzamt melden?
Ja, elektronische Kassen sind über ELSTER zu melden. Fragen Sie Ihren Anbieter nach den nötigen Angaben.
Kann ich ein Tablet als Kasse nutzen?
Ja, viele Kassen-Apps laufen auf Tablets – entscheidend ist, dass die Anforderungen (TSE, Export) erfüllt sind.
Ist Chefzi eine Kassensoftware?
Chefzi enthält eine Kasse im Browser, die mit Online-Bestellungen und Küchenbildschirm verbunden ist. Ob sie die deutschen TSE-Anforderungen erfüllt, wird noch geprüft; nutzen Sie sie bis dahin nicht als Hauptkasse. Unabhängig vom Anbieter gilt: Für jede elektronische Kasse in Deutschland sollten Sie sich die TSE-Zertifizierung und die Meldefähigkeit über ELSTER nachweisen lassen.
Wie schnell muss ich eine neue Kasse melden?
Innerhalb eines Monats nach Anschaffung über ELSTER, zusammen mit allen anderen Kassen der Betriebsstätte.
Gibt es eine Registrierkassenpflicht in der Gastronomie?
Derzeit nicht; wer eine elektronische Kasse nutzt, muss aber TSE, Beleg- und Meldepflicht erfüllen.
Gibt es ein Kassensystem für die Gastronomie als App?
Ja, viele Kassensysteme laufen als App auf Tablet oder Smartphone. Auch kostenlose Einstiegsversionen müssen die TSE-Pflicht erfüllen; die TSE kostet meist extra.
Gibt es Gastro Kassensoftware kostenlos?
Manche Kassen-Apps haben kostenlose Einstiegsversionen. Für den Betrieb in Deutschland brauchen elektronische Kassen aber eine zertifizierte TSE, die meist extra kostet. Rechnen Sie Gesamtkosten inklusive TSE und Hardware.
Quellen (geprüft Oktober 2026):
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